Důležité dokumenty má každé středisko a oddíl. Přihlášky, formuláře, posudky, seznamy. Zpěvníky, almanachy, středisková loga a mnoho dalšího. Myslete na to, že některé z těchto materiálů nabízí ústředí, konkrétní instituce a jiné zdroje. Zejména v případě přihlášek a evidenčních listů dbejte na pravidla pro úpravy těchto materiálů. Mohlo by se stát, že vámi opravené přihlášky nebudou vhodné či budou porušovat platnou legislativu. Doporučujeme u těchto materiálů o pravidelnou kontrolu jejich platnosti vždy před obdobím, kdy se očekává jejich využití (např. září v případě přihlášek).
Jak tyto dokumenty na webu uchovávat? Možnosti jsou při nejmenším 2: uchovávat data lokálně na webu či na Google Disku (nebo podobných cloudových službách).
- Lokálně uchovávaná data lze do této stránky jednoduše vložit skrze správce mediálních souborů v editoru stránky. Nahráním nové verze dokumentu však s největší pravděpodobností dojde k výměně odkazu.
- Uchovávání online doporučujeme na Google Disku v rámci skautského Google účtu. Jedině tak lze garantovat bezpečí vašich dat a způsob, jak je s nimi nakládáno. Na soubory lze odkazovat nebo skrze tento plugin vložit galerii souborů.
Nedoporučujeme soubory uchovávat (a ani nikomu posílat) službami jako je Ulož.to nebo Úschovna. Nejen, že jsou pro uživatele nepohodlné a neefektivní, ale nad daty nemáte kontrolu a hrozí jejich ztráta.